Esta es una herramienta original de Neodata, muy útil y práctica; no muchos usuarios la conocen o no comprenden bien su funcionamiento; por lo que me parece conveniente compartir este tema con todos nuestros usuarios.

El archivo de intercambio se utiliza para generar un respaldo en Excel de una obra en particular y de cualquier catálogo.

En este archivo se guarda toda la información de la obra pero además se puede incluir el Libro Sobrecosto, Libro Fasar, Libro Indirectos, Programa de obra y si el presupuesto está en multimoneda también se guarda esta información.

Las ventajas del archivo de intercambio son muchas, a continuación les menciono algunas:

  • Es un archivo Excel comprimido en formato zip.
  • Reducción considerable del tamaño del respaldo, un respaldo en .bak de 50 MB reduce su tamaño a menos 2 MB.
  • Fácil portabilidad, el archivo de intercambio se puede enviar fácilmente por correo electrónico dado su tamaño tan pequeño
  • Seguridad, el usuario puede elegir que el archivo se genere con protección para evitar que sea abierto en Excel.
  • Total apertura, el archivo también puede ser generado sin protección para que sea abierto fácilmente en Excel.
  • Intercambiable, la información contenida en el archivo de intercambio se puede compartir con usuarios que aún tienen versiones anteriores a nuestra versión de línea, o bien, recibirse en otro Catálogo de obras del mismo usuario.
  • Almacenamiento en nube, se puede respaldar en Google Drive, Sky Drive, Drop box o cualquier otro servicio de almacenamiento dado que su tamaño es sumamente reducido.
  • Compatible, se puede generar en formato de Excel 97-2003 y para Excel 2007 y 2010

La operatividad para generarlo es muy sencilla:

Se abre la obra que se quiere respaldar como Obra activa y desde el menú Importar/Exportar se selecciona la opción Generar Archivo de Intercambio que abre la ventana de este proceso.

Se llenan los datos como el usuario lo disponga y finaliza la acción haciendo clic en el botón Aceptar, y listo.

Para recibirlo, solo se crea una obra nueva en Neodata Precios Unitarios y desde esta obra en el mismo menú Importar/Exportar selecciona la opción Recibir archivo de intercambio y el sistema abre un pequeño cuadro para indicar la ruta de la que tomará este archivo y hace la importación completa de la información contenida en el mismo.

Es importante que nuestros usuarios sepan que las bases de datos maestras gratuitas que Neodata proporciona a sus usuarios, como lo son la ConstruBASE y el Cotizador, se encuentran disponibles como archivos de intercambio en la sección de descargas de neodata.mx