En las licitaciones es muy común que la dependencia o cliente solicite información en los reportes y la mayoría de las veces el campo está disponible en la edición del formato, sin embargo, puede darse el caso que la información requerida no exista al momento de realizar la edición. ¿Qué hacer en este caso?

En este artículo se pretende mostrar una herramienta que ha existido desde siempre, sin embargo nunca se ha podido explotar al máximo su potencial, ¿cuál es esta herramienta? es simple, Excel®.

Para este ejemplo se utilizará el formato DE-3 que PEMEX Refinación solicitó para una licitación. El reporte a utilizar es el listado de insumos:

El proceso es el siguiente:

1. Seleccionar la carpeta de reportes
   Para ello, hacemos clic en el menú Inicio - Imprimir - Carpeta de reportes - Insumos - e)Listado de insumos (E). En este ejemplo se usó una carpeta de reportes personalizada pero se puede usar cualquiera.

2. Crear una copia del formato
   Haciendo clic en el botón Diseño XLS se muestra el formato o diseño del reporte seleccionado y cuando esté abierto el formato haga clic derecho y seleccione Mover o copiar. En la ventana emergente se selecciona el formato a utilizar, en este caso e)Listado de insumos (E), se marca la casilla Crear una copia.

      3. Cambiar el nombre al formato
           El nombre que le asigné al reporte fue e)Listado de insumos (E-2)

      4. Modificar formato
          Se deben agregar las columnas según nuestro formato:

5. Agregar una "tabla" al formato
Este es el punto central del diseño ya que dicha tabla será la que proporcione la    información a nuestro formato.
Para ello se debe crear una nueva hoja en nuestro formato con el nombre N_DatosInsumos. Cuando en un reporte existe una hoja con el prefijo "N_" el sistema lo interpreta como una hoja auxiliar donde se almacena información que no debe ser eliminada.

6. Copiar la explosión de insumos de Neodata Precios Unitarios. Al copiar la explosión de insumos aseguramos que todos los insumos tengan el código correcto. Para poder copiar la explosión haga clic en el icono Explosión de insumos.
Como recomendación, conviene filtrar la información usando el botón Ver solo explosión.

Una vez copiada la información se pega en la hoja de N_DatosInsumos.

7. Elimine las columnas innecesarias y agregar las nuevas
Para nuestro formato, solo utilizaremos las columnas de Código y Descripción, por lo cual las otras columnas se deben eliminar.
Al terminar se deben agregar las columnas que irán en el reporte: Marca y Modelo, Proveedor, Origen, Referencia, % de Arancel. 
La información correspondiente a las nuevas columnas se debe capturar o pegarla si esta existe en algún documento.

8. Generar un rango con nombre
Para ubicar de una forma rápida nuestra tabla de información es necesario seleccionar toda nuestra información y generar un rango con nombre como se muestra en la imagen.

9. Crear la fórmula: función BuscarV
En la hoja e)Listado de insumos (E-2) se agregará la formula BUSCARV para encontrar el código del insumo y devolver el valor de la columna seleccionada que se encuentra en el rango DatosInsumos, en este caso los valores que devolverá serán el de Marca y Modelo, Proveedor, Origen, Referencia, % de Arancel.
La fórmula para devolver los valores quedarían así:

Marca y modelo: =SI(A20 <=0," ", BUSCARV(A20,DatosInsumos,3, FALSO))
Proveedor: =SI(A20<=0, " ", BUSCARV(A20,DatosInsumos,4,FALSO))
Origen: =SI(A20<=0, " ",BUSCARV(A20,DatosInsumos,5,FALSO))

Referencia: =SI(A20<=0, " ", BUSCARV(A20,DatosInsumos,6,FALSO))
% de Arancel: =SI(A20<=0, " ", BUSCARV(A20,DatosInsumos,7,FALSO))

NOTA: mientras edita el reporte aparecerá el valor #N/A y es normal, ya que el valor de código en este momento es una variable.

La siguiente imagen sirve como referencia para ubicar los números de columnas

10. Es importante que guarde los cambios para obtener el reporte una vez realizadas las modificaciones.

11. Distribuir el reporte

Cuando se genera el reporte en Excel®, las fórmulas se eliminan y el reporte contiene solo texto.

Al crear hojas dentro de los formatos de impresión que vienen con el sistema siempre ha existido, sin embargo este recurso ha pasado desapercibido, como se puede observar se pueden agregar todas las columnas que se necesiten, en este ejemplo se utilizó el reporte de Listado de insumos pero esta modificación aplica para cualquier reporte del sistema.