Archivo de intercambio, una herramienta muy útil y práctica de Neodata
Ésta es una herramienta original de Neodata, muy útil y práctica, sin embargo, no todos los usuarios conocen sus alcances y beneficios, por eso en este post les explicamos de una manera sencilla cómo usar y aprovechar el Archivo de intercambio, incluso, les dejamos un video que les enseña cómo trabajar con esta herramienta.
El archivo de intercambio se utiliza para generar un respaldo en Excel de una obra en particular y de cualquier catálogo.
En este archivo se guarda toda la información de la obra pero, además se puede incluir el Libro Sobrecosto, Libro Fasar, Libro Indirectos, Programa de obra y si el presupuesto está en multimoneda también se guarda esta información.
Las ventajas del archivo de intercambio son muchas, a continuación les mencionamos algunas:
- Es un archivo Excel comprimido en formato zip.
- Reducción considerable del tamaño del respaldo, un respaldo en .bak de 50 MB reduce su tamaño a menos de 2 MB.
- Fácil portabilidad, el archivo de intercambio se puede enviar fácilmente por correo electrónico dado su tamaño tan pequeño
- Seguridad, el usuario puede elegir que el archivo se genere con protección para evitar que sea abierto en Excel.
- Total apertura, el archivo también puede ser generado sin protección para que sea abierto fácilmente en Excel.
- Intercambiable, la información contenida en el archivo de intercambio se puede compartir con usuarios que aún tienen versiones anteriores a nuestra versión de línea, o bien, recibirse en otro Catálogo de obras del mismo usuario.
- Almacenamiento en nube, se puede respaldar en Google Drive, Sky Drive, Drop box o cualquier otro servicio de almacenamiento dado que su tamaño es sumamente reducido.
- Se puede generar en formato de Excel 97-2003, 2010, 2013, y Office 365. Todo dependerá de la versión de Neodata Precios Unitarios que se encuentre utilizando.
La operatividad para generarlo es muy sencilla:
Se abre la obra que se quiere respaldar como Obra activa y desde el menú Importar/Exportar se selecciona la opción Generar Archivo de Intercambio que abre la ventana de este proceso.
Se llenan los datos como el usuario lo disponga y finaliza la acción haciendo clic en el botón Aceptar, y listo.
Ahora en la versión de Neodata Precios Unitarios 2018, puedes enviar los archivos de intercambio por correo electrónico . Aquí te decimos como:
Para recibirlo, solo se crea una obra nueva en Neodata Precios Unitarios y desde esta obra en el mismo menú Importar/Exportar selecciona la opción Recibir archivo de intercambio y el sistema abre un pequeño cuadro para indicar la ruta de la que tomará este archivo y hace la importación completa de la información contenida en el mismo.
Es importante que nuestros usuarios sepan que las bases de datos maestras gratuitas que Neodata proporciona a sus usuarios, como lo son la ConstruBASE y el Cotizador, se encuentran disponibles como archivos de intercambio en la sección de descargas de neodata.mx